Uitbesteding ICT Ymere naar KPN

Uitbesteding ICT Ymere naar KPN
ICT co-making opent weg naar slimme innovaties

KPN en Ymere gaan jarenlang samenwerken op ICT-gebied. Zo gaat KPN de totale ICT dienstverlening van Ymere verzorgen, gevoed door de (nieuwe) afdeling Informatievoorziening van Ymere. In het selectietraject, om te komen tot een ICT co-maker, heeft Ymere de Best Value methodiek toegepast. Bij deze methodiek formuleert Ymere de functionele vragen en zoekt KPN naar optimale oplossingen.

Dat Ymere besloten heeft om de ICT voortaan uit te besteden, heeft een aantal redenen. Werner Wesenhagen, Manager Continu Verbeteren bij Ymere: “Onze core business is betaalbare woningen verhuren. Ontwikkelingen in de ICT gaan zo snel dat wij die onmogelijk goed kunnen bijhouden. Bovendien hebben we regelmatig te maken met aanpassingen in wet- en regelgeving, die van alles vragen van onze systemen. Ymere wil een wendbare en efficiënte organisatie zijn. Met dat doel voor ogen kwamen we tot de conclusie dat het beter is om onze ICT uit te besteden.” 

ICT co-maker
Daarvoor is Ymere op zoek gegaan naar een professionele ICT co-maker. Wesenhagen: “Een partij die bereid is continu met ons mee te denken, en vanuit onze missie en visie de kwaliteit kan leveren die nodig is. Daarvoor hebben we het Best Value Traject gevolgd, een methodiek die erop gericht is dat de opdrachtgever alleen functionele vragen stelt, en het ‘hoe dan?’ overlaat aan de expert. Zo willen wij bijvoorbeeld veilig, tijd- en plaats-onafhankelijk kunnen samenwerken. KPN gaat dan op zoek naar apparaten en technieken die daarvoor nodig zijn, tegen de juiste prijs-kwaliteitsverhouding.”

Uniek aan deze aanbesteding, is dat Ymere het element van co-making eraan heeft toegevoegd. Wesenhagen: “Een samenwerking waarbij we op basis van een fusie van belangen, op zoek gaan naar de juiste route om tot het juiste resultaat te komen. Resultaat dat moet leiden tot blije medewerkers die goed ondersteund worden in hun functionele behoefte en meer tevreden huurders die goed geholpen worden door de medewerkers.”

Uitbesteding ICT naar KPN
KPN kwam uiteindelijk als beste uit de bus. Afgesproken is dat KPN de totale ICT dienstverlening van Ymere gaat overnemen. Je kunt hierbij denken aan connectiviteit, werkplekdienstverlening en de servicedesk. Elf medewerkers van Ymere van de huidige afdeling ICT zijn, in lijn met deze afspraak, ‘overgegaan’ naar KPN.

Daarnaast krijgt Ymere een nieuwe afdeling Informatievoorziening. Die afdeling gaat nauw samenwerken met de co-maker en wordt de verbindende schakel met de rest van de organisatie voor verdere digitalisering. Wesenhagen: “De medewerkers van de afdeling Informatievoorziening gaan zich de komende tijd specialiseren in het formuleren van de functionele vraag. Zij moeten ook in staat zijn om op basis van co-making regie te voeren. Dat vraagt bijvoorbeeld om kwalitatief goed contract- en leveranciersmanagement. Intern moeten zij bovendien medewerkers actief bevragen op wat er op ICT-gebied nodig is, en hen helpen bij de adaptatie van nieuwe werkwijzen.”

BV Nederland
Céline Leijen is de manager transitiemanagement van KPN, verantwoordelijk voor een soepele overdacht en start van het co-makingproces met Ymere. Leijen: “Die transitie is nu volop gaande, en die verloopt voorspoedig. De verwachting is dat we aan het einde van de zomer alles zo hebben ingericht dat we volledig op de nieuwe manier kunnen gaan werken.”

Zij verwacht veel van de samenwerking: “Wij houden constant scherp in het vizier waar Ymere als organisatie naartoe wil, en gaan steeds gezamenlijk op zoek naar kansen voor innovaties. Iets wat wij op een vergelijkbare manier doen voor veel andere grote organisaties in Nederland. Ook verbinden wij organisaties die elkaar kunnen versterken op specifieke onderwerpen. In die zin krijgt Ymere niet alleen ons als partner, maar ook de BV Nederland. Daar kunnen mooie samenwerkingen en innovaties uit voortkomen. Met uiteraard steeds als uitgangspunt dat alle partijen daar beter van worden.”

Huurders verwonderen
Waar we dan aan moeten denken? Wesenhagen: “Zo kunnen we straks via slimme combinaties van data huurachterstanden eerder voorspellen, of kunnen we op grond van combinaties van gegevens de brandveiligheid in specifieke complexen verbeteren. Ook is denkbaar dat KPN ons bijvoorbeeld in contact brengt met een fietsenmaker die innovatieve sloten maakt, sloten die wij in onze complexen heel goed kunnen gebruiken.”

De mogelijkheden lijken eindeloos. Wesenhagen: “Ik zou het fantastisch vinden als we huurders in de toekomst kunnen verwonderen, dat we door deze nieuwe manier van samenwerken de kosten of woonlasten misschien wel slim kunnen verlagen, of dat we onze huurders toegang kunnen geven tot bronnen waar ze voorheen niet bij konden. Daarnaast hoop ik natuurlijk ook dat we de medewerkers bij Ymere kunnen verrassen. Met ICT waar ze écht blij van worden.”

Scrummen naar een beter eindresultaat

Een nieuw Enterprise Resource Planning systeem (ERP-systeem) van Aareon, wordt door Ymere geïmplementeerd. Ook dat gaat dit keer heel anders dan anders.

Normaal gesproken geeft de leverancier van een nieuw ICT-systeem workshops voor medewerkers die ermee moeten werken. Daarna wordt het systeem ingericht, start het testen en kan iedereen aan de gang met wat er voor hen bedacht is. Maar Ymere wilde dat anders. Nicole Heemink, Business Implementatie Manager bij Ymere: “Wij wilden het nieuwe ERP-systeem agile en wendbaar inrichten, met behulp van SCRUM, een manier om dat in teamverband te doen, op een effectieve, flexibele manier. Doel was zo met elkaar iets te bedenken wat echt bij ons past, om medewerkers medeverantwoordelijk te maken voor de keuzes in de inrichting en meteen al draagvlak te creëren voor de oplossingen die de teams onderweg bedenken. We hebben de teams bovendien verantwoordelijk gemaakt voor de keuzes in opleiding en dataconversie.”

Minder herstelwerk
Dat vergt in het begin een forse investering, blikt Heemink op dat proces terug. “Maar dat pakken we terug via meer acceptatie bij de mensen die met het systeem gaan werken. En er is minder teleurstelling omdat het systeem beter aan de verwachtingen van medewerkers voldoet, waardoor we achteraf minder herstelwerk hebben”, redeneert Heemink. “Bovendien is er minder sprake van ‘wij-zij’ in het proces: de leverancier denkt net zo hard met ons mee en heeft er ook belang bij dat het proces goed verloopt.” 

Wederzijds willen
Voor Alexander Zaal, directeur Wonen bij Aaeron, kwam de vraag van Ymere op het juiste moment. “Intern werken wij al een aantal jaren agile en met SCRUM, en wij zochten eigenlijk naar mogelijkheden om dat ook eens toe te passen bij een implementatie. Toen Ymere precies die vraag bij ons neerlegde, sloot dat dus naadloos aan. Het begint namelijk altijd met wederzijds iets willen.”
Ook hij is ervan overtuigd dat het proces een kwalitatief beter geaccepteerd resultaat oplevert. “Bijkomend voordeel is bovendien dat wij de ervaringen bij Ymere kunnen gebruiken bij andere klanten. Zo hebben we nu al twee nieuwe implementaties gepland staan die we vergelijkbaar gaan aanpakken.”

© Ymere

Delen